Información Revisoría Fiscal Y Auditoria

1)…Recopilación de materiales básicos para quienes se desempeñen como Revisores Fiscales en las Copropiedades

En la rendición de cuentas que hizo la Junta Central de Contadores el pasado 14 de abril de 2011 se puso en evidencia que una de las causales por las que más se efectúan procesos disciplinarios contra los Contadores Públicos es por su deficiente ejercicio de la Revisoría Fiscal en las Copropiedades (véase la conferencia “35 conductas por las que se sanciona a un Contador Público”).

Y es que tal parece que muchos Contadores Personas naturales (para no incluir a las firmas de contadores), han visto en ese sector de las Copropiedades un lugar ideal para “adquirir experiencia” pues muchos de los que se prestan para ocupar los cargos de Contador y de Revisor en esas entidades son a veces personas recién egresadas.

Pero lo cierto es que el ejercicio de los cargos de Contador y en especial el de Revisoría fiscal en las Copropiedades (ya sean de vivienda, o de comercio, o mixtas) es algo que también reviste mucha importancia pues están en juego las sanciones (suspensiones, cancelaciones de matrícula, etc.) que podrá imponer la Junta Central a los que no ejerzan debidamente dichos cargos.

Por tal motivo, a continuación efectuamos una recopilación de normas y materiales básicos que todos aquellos que ejercen esos cargos en las Copropiedades harían bien en tener presentes:

La Normatividad básica

De entre los artículos de la La Ley 675 de 2001, que regula todos los aspectos de las copropiedades, los que se relacionan con el ejercicio de la Revisoría Fiscal son:

a) ARTÍCULO 8, el cual menciona que en el proceso de obtención de la personería jurídica de la copropiedad, se deben adjuntar los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la Revisoría Fiscal.

b) ARTÍCULO 38. Que menciona, entre las funciones de la Asamblea de Copropietarios, la de Elegir y remover, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, será de un año.

c) ARTÍCULO 39. Que menciona que los momentos en que se deberá reunir  La Asamblea General de Copropietarios, indicando que se podrá reunir en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria que pueden realizar, entre otros, el Revisor Fiscal.

d) ARTÍCULO 42. Que menciona que el Revisor Fiscal podrá dar fe sobre las decisiones que adopte la Asamblea de Copropietarios en reuniones no presenciales. Para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.

e) ARTÍCULO 49, donde se indica que  el Revisor Fiscal figura entre los que podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal. La impugnación sólo podrá intentarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la comunicación o publicación de la respectiva acta.

f) ARTÍCULO 56, el cual establece que  los conjuntos de uso comercial o mixto estarán obligados a contar con Revisor Fiscal, contador público (titulado o autorizado tal como lo aclaró la corte en su Sentencia C-738 de 2002), con matrícula profesional vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea general de propietarios. Esta norma indica que el Revisor Fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el administrador y/o los miembros del consejo de administración, cuando exista.

Los edificios o conjuntos de uso residencial podrán contar con Revisor Fiscal, si así lo decide la asamblea general de propietarios. En este caso, el Revisor Fiscal podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto.

g) ARTÍCULO 57, que establece las funciones del Revisor Fiscal, indicando que  le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, así como las previstas en la presente ley.

2)…. Si hay cambios de Revisor Fiscal entre enero y marzo de 2011 ¿Quién emite la certificación para supersociedades?

Tal como lo dispone la Circular de Supersociedades    100-000004 de Noviembre 4 de 2010, las sociedades que a esa fecha tenían condición de vigiladas y controladas estarán obligadas a entregarle a dicha entidad el informe sobre sus cifras financieras a Diciembre 31 de 2010.

Así mismo, si alguna sociedad está en la categoría de simple inspeccionada, y llega a recibir por correo urbano la solicitud de entregar la información financiera a Diciembre 31 de 2010, entonces también deberá cumplir con dicha obligación (Nota: La Supersociedades ya habilitó en el home de su portal de internet las casillas con las cuales, al digitar el nit de una sociedad, se podrá comprobar si la sociedad está o no obligada a entregar los reportes del año 2010)

Ahora bien, tanto las sociedades vigiladas y controladas como las sociedades simplemente inspeccionadas, deberán entregar junto a su reporte de cifras financieras lo que se conoce como la “Certificación de los Estados Financieros” (documento firmado por el Representante legal, el Contador y el Revisor Fiscal). Las primeras lo deben hacer en forma virtual y las segundas en forma presencial. Así misma, solo las primeras deben también entregar su “Dictamen de Revisor Fiscal” en forma virtual (ver numerales 4.1.1. y 4.1.2 de la Circular)

Recordemos que la “Certificación de los Estados Financieros” es un documento en el cual, los tres funcionarios que lo firman, simplemente certifican que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los Estados Financieros, conforme al reglamento y que los mismos se han tomado fielmente de los libros (ver Artículo 37 de la Ley 222 de 1995, y la pagina 8 de la “Cartilla instructiva de Supersociedades para reportes año 2009”). Así mismo, los dictámenes de Revisor Fiscal son documentos que solo se pueden expedir respecto de Estados Financieros que primero hayan sido Certificados (ver Artículo 38 de la Ley 222 de 1995,